Jak bylo popsáno v kapitole Základní dovednosti a principy fungování, databáze je místo na vašem počítači nebo firemním serveru, kam program ukládá veškerá data jedné firmy za nějaké období (dle nastavení). Program je vždy připojen k nějaké databázi (aktuální databáze), bez připojení k databázi nelze program vůbec spustit. Jedno okno programu je připojeno právě k jedné databázi, nelze se v jednom okně připojit ke dvěma databázím najednou. Databáze je uložena buď na SQL serveru nebo v souboru na disku (to je možné pouze pokud program používá pouze jeden uživatel na jednom počítači). Na hlavní obrazovce ve spodní liště vpravo je zobrazeno, k jaké databázi je program právě připojen.
Data v různých databázích jsou od sebe zcela oddělena a to včetně všech nastavení, uživatelských účtů a oprávnění.
Seznam databází
Databáze se dají spravovat a přepínat ve formu seznamu databází, který se spouští Menu → Nastavení → Databáze → Nahrávání a výběr databází.
V seznamu databází se evidují existující databáze. Ty se zde dají přidávat (F2), mazat (F3) a kopírovat jako v jakékoliv jiné tabulce. Smazáním databáze z tohoto seznamu se nesmaže databáze z počítače ani z SQL serveru, pouze se do ní nepůjde jednoduše přepnout. Rovněž tak zkopírováním řádku této tabulky nedojde ke kopii databáze na počítači nebo SQL serveru.
Aby bylo možno se do databáze připojit, je nutné nastavit:
- typ databáze
- datový server – Zadat IP adresu serveru nebo DNS nebo windows jméno počítače, např. dbserver\sqlexpress (MS SQL), nebo dbserver (MySQL). Pokud se jedná o souborovou databázi, nechte toto pole prázdné.
- databáze – Jméno databáze, nesmí obsahovat mezery ani znaky s diakritikou.
Je dobré vyplnit i sloupec startovací parametr, nejlépe jménem databáze. Ten slouží k vybrání správné databáze při spouštění programu (jako první parametr příkazové řádky). Ostatní sloupce jsou spíše informativní.
Pokud se potřebujete připojit k jiné databázi, vyberte v tabulce řádek s databází, ke které se chcete připojit, a stiskněte nahoře tlačítko Přepnout databázi. Program se odhlásí od aktuální databáze a připojí se k vybrané. Pokud tato databáze neexistuje, tak se nově vytvoří prázdná databáze. Pokud je v databázi, do které se přepínáte, nastaveno přihlašování uživatelů přes hesla, vyvolá se přihlašovací dialog.
Záloha, obnova a odeslání dat
Ve formu Záloha a obnova dat, který se spouští Menu → Nastavení → Databáze → Záloha a obnova dat je možné manipulovat s daty celých databází.
Tlačítko Přenést data do jiné databáze se používá pro přenos dat mezi různými typy databází a slouží spíše při zavádění systému. Tlačítko Zazálohovat do souboru exportuje data aktuální databáze do souboru, vytvoří tedy tzv. SQL dump, který je navíc možno dále zazipovat. Pokud zaškrtnete políčko Nahrát na server Datainfo, vyexportovaná data se poté pošlou na náš firemní server, abychom je mohli zkoumat např. kvůli hledání chyb apod. Dříve, než nám data budete chtít poslat nás, prosím, nejprve telefonicky kontaktujte. Tlačítkem Načíst data ze souboru můžete vytvořit novou databázi ze souboru, kam jste je předtím exportovali. POZOR, pokud zadáte jméno existující databáze, přepíšou se její data těmi ze souboru! Tlačítka na export a import zatím fungují pouze pro databáze typu MySQL a MariaDB (u souborových databází tato funkce není vůbec potřeba a u MS SQL je zatím potřeba použít např. SQL Server Management Studio).