Po vydání tzv. digitalizační směrnice vyvstala pro Českou republiku povinnost implementovat ji do svých právních řádů. Od září letošního roku by tedy mělo být mimo jiné možné založit obchodní společnost z pohodlí domova po internetu.
V roce 2019 vydala Evropská unie tzv. digitalizační směrnici (č. 2019/1151), kterou jsou měněna a doplňována ustanovení směrnice č. 2017/1132. Pro Českou republiku, stejně jako pro ostatní členské státy, tímto vyvstala povinnost implementovat do svých právních řádů ustanovení této nové směrnice. V České republice by tak již od září 2021 mělo být mimo jiné možné založit obchodní společnost on-line, tedy přes internet.
Implementací digitalizační směrnice má dojít ke sjednocení v současné době velmi rozdílné úrovně dostupnosti online nástrojů v členských státech, které umožňují podnikatelům a společnostem komunikovat s orgány veřejné moci. Digitalizační směrnice se primárně věnuje zakládání obchodních společností, zápisu poboček, ukládání změn v listinách či údajů ve veřejných rejstřících.
V této souvislosti je vhodné zdůraznit, že směrnice nemá motivaci měnit dosavadní prezenční způsob zakládání společností a komunikace s rejstříky. Klade však důraz na to, aby zákonodárce v členských zemích umožnil širší využití digitálních nástrojů a procesů při vytváření společností, a tím i podpořil prostředky distanční komunikace.
V duchu zásady „pouze jednou“ vybízí Evropská unie členské státy k nastavení takových podmínek, aby obchodní společnosti nemusely orgánům veřejné moci předkládat totožné údaje a podklady opakovaně. Česká republika zmíněnou zásadu ve vnitrostátním fungování již do určité míry prosazuje. Uvedené se v praxi projevuje tak, že pokud nyní dojde ke změně údajů u obchodní společnosti zapsaných v obchodním rejstříku, aktualizace zapsaných informací se projeví i v jiných rejstřících (typicky např. v živnostenském rejstříku).
Směrnice rovněž apeluje na to, aby se tato zásada uplatňovala i v mezinárodním měřítku. V případě, že má obchodní společnost, jež byla založena v jednom členském státě, v úmyslu zapsat pobočku do rejstříku v jiném členském státě (tedy v českém pojetí odštěpný závod), mělo by být možné, aby tato společnost využila listiny nebo údaje, které již dříve rejstříku podala.
Současně by mělo postačovat, aby tato společnost předkládala některé změny svých údajů pouze rejstříku v členském státě, kde je zapsána, bez nutnosti podávat stejné údaje rejstříku v jiném členském státě, kde je zapsána její pobočka.
Údaje, jako změna názvu (firmy) společnosti nebo změna sídla společnosti, by namísto toho měly být pomocí systému propojení rejstříků elektronicky vyměňovány mezi rejstříkem v členském státě, kde je zapsána společnost, a rejstříkem, kde je zapsána pobočka. Tímto by mělo dojít ke snížení nákladů, administrativní zátěže a k časové úspoře. V současné době se uvedené zapíše až na základě samostatného zpoplatněného návrhu, který subjekt podá rejstříkovému soudu, u kterého je zapsaná pobočka.
Současné podmínky pro založení s. r. o. v České republice
V současnosti se nedá v předstihu a s přesností odhadnout, kolik dní zabere v České republice proces zakládání obchodní společnosti. Celková délka procesu bude odlišná v případě zakládání společnosti s ručením omezeným a v případě zakládání jiného druhu obchodní korporace. Podstatný bude také obor podnikání obchodní korporace a na něj navázaná podmínka získání živnostenského či jiného oprávnění.
Co je však jisté, zakladatelské právní jednání společnosti je nutné sepsat za osobní přítomnosti notáře. V návaznosti na to jsou do procesu zapojeny další instituce, jako banky, živnostenské úřady a rejstříkové soudy. Zmíněné instituce mají na jednotlivé úkony zákonné lhůty pro vyřízení, které mohou v souhrnu celý proces založení značně zpomalit.
Proces založení společnosti s ručením omezeným pak doposud zahrnuje následující kroky:
- Zakladatelské právní jednání – soupis zakladatelské listiny nebo společenské smlouvy musí být vyhotoven formou notářského zápisu.
- Složení základního kapitálu společnosti – pokud základní kapitál společnosti nebude představován částkou do 20 000 Kč, je nutné vytvořit účet u banky.
- Získání živnostenských či jiných oprávnění.
- Písemné prohlášení budoucích jednatelů s úředně ověřeným podpisem o tom, že splňují podmínky pro výkon funkce člena voleného orgánu a zpravidla předložení výpisu z rejstříku trestů.
- Souhlas s umístěním sídla s úředně ověřeným podpisem.
- Prohlášení správce vkladu o tom, že došlo ke splacení vkladů společníky.
- Zapsání společnosti do obchodního rejstříku provede notář. V praxi méně využívanou alternativou je potom podání návrhu na zápis společnosti u příslušného rejstříkového soudu.
V této souvislosti je nutné uvést, že už nyní je možné některé úkony v rámci procesu zakládání společnosti vyřešit v elektronické formě. Služba Czech POINT nabízí možnost elektronického přístupu např. k rejstříku trestů jednatele, listu vlastnictví sídla nebo výpisu z živnostenského rejstříku. Současně je možné podat žádost o živnostenské oprávnění přes Portál občana.
Zmíněné kroky však pokrývají necelou polovinu úkonů, které jsou potřebné pro založení společnosti. Přijatá novelizace právní úpravy tak slibuje převedení zbývajících procedur do „on-line prostředí“. Od takového kroku se očekává především významné urychlení celého procesu, jehož délka by tímto mohla být zkrácena ze dnů na hodiny.
Implementace směrnice do českého právního prostředí
Novela notářského řádu, na základě které byl notářský řád doplněn o rozsáhlé digitalizační prvky, již prošla legislativním procesem. Tato novela nabyla účinnosti, a bude tedy právně vynutitelná, od 1. září 2021. Kontrola ze strany notářů bude při procesu založení společnosti stále nedílnou součástí celého procesu, zejména kvůli zamezení podvodného jednání a ověření totožnosti osob. Nově ale bude v jejich kompetenci spravovat veškeré úkony v elektronické podobě.
Zásadní změna přichází v oblasti zakladatelských listin a notářského zápisu. Doposud byla nutná osobní přítomnost žadatele, nově však bude možné takové jednání zařídit pomocí videokonference a elektronického podpisu. Kromě standardního obsahu zápisu bude v notářském zápisu sepsaném v elektronické podobě tato skutečnost výslovně uvedena, přičemž vlastnoruční podpisy budou nahrazeny uznanými elektronickými podpisy účastníků a kvalifikovaným elektronickým podpisem notáře.
Mezi další dokumenty, pro které odpadne nutnost listinné podoby, se řadí čestná prohlášení jednatelů společnosti a list vlastníků sídla, u kterých bude nově dostačující on-line ověřený podpis notářem. Prohlášení správce vkladu pak proběhne on-line přes videokonferenci.
Identifikace účastníků
Totožnost účastníků bude možné ověřit bez jejich fyzické přítomnosti. K tomu budou sloužit prostředky pro vzdálenou identifikaci s autentizací.
Takovými prostředky se rozumí např.:
- občanský průkaz (s aktivovaným kontaktním elektronickým čipem vydaným po 1. červenci 2018),
- mobilní klíč eGovernmentu (např. NIA ID, které slouží ke dvoufaktorovému ověření identity za pomocí přístupových údajů zvolených při registraci a následném zaslání verifikačního kódu formou SMS zprávy) nebo
- na základě bankovní identity (jednotlivé banky nabízejí systémy a mobilní aplikace, na základě kterých lze ověřit identitu uživatele).
Postup identifikace účastníků pak bude doplněn jejich účastí na videokonferenčním jednání.
Poplatky a platby
V současné době je žadatel o založení společnosti vystaven v průběhu zakládání celé řadě poplatků. Kromě odměny notáře za sepsání notářského zápisu se jedná například o poplatek za ohlášení živnosti, poplatek za výpis z evidence rejstříku trestů, výpis z katastru nemovitostí k budoucímu sídlu společnosti či za úřední ověření podpisu. Se zajišťováním dokumentů se navíc pojí i další, na první pohled neviditelné, výdaje v podobě času a úsilí.
Směrnice a na ni navázaná novela notářského řádu si od elektronizace slibuje primárně snížení těchto implicitních nákladů. Nedílnou samozřejmostí online založení společnosti, o které směrnice hovoří, je úhrada navázaných poplatků prostřednictvím platebních služeb, jako jsou například platební karty či bankovní převod.
Závěr
Digitalizační směrnice slibuje značné urychlení procesu zakládání obchodních společností a podporu online komunikace. Mimořádné období spojené s plošným omezováním či přímo uzavíráním jednotlivých institucí naznačilo, že digitalizační trend představuje krok více než žádoucí, ba dokonce z pohledu nedávných událostí prakticky nezbytný.
Ačkoliv vše naznačuje, že by nový digitalizační proud mohl do budoucna usnadnit podnikání mnoha subjektům, funkčnost plánovaných změn a efektivitu implementovaných opatření ukáže až praxe, při které budou nová pravidla aplikována. Překážku v masovém užívání a plošném rozšíření online služeb mohou představovat vyšší požadavky na technické nástroje potřebné ke komunikaci s notářem.
Zdroj: https://portal.pohoda.cz/zakon-a-pravo/legislativa-pro-podnikatele/zalozeni-s-r-o-online-–-sci-fi-nebo-skutecnost/?utm_source=StwMailing&utm_medium=email&utm_content=20211006&utm_campaign=portal#