Dovolená je nejvýznamnější dobou odpočinku. Jaká pravidla pro čerpání dovolené platí a kdo dovolenou určuje? Může si ji určit sám zaměstnanec, nebo má hlavní slovo v tomto případě zaměstnavatel? Vše se dozvíte v následujícím článku.
Dovolená je nejvýznamnější doba odpočinku, protože se jí realizuje právo zaměstnance na dlouhodobější odpočinek v roce (v rámci pracovního poměru); účelem dovolené je pak zajistit volnem odpočinek zaměstnance k reprodukci jeho pracovní síly. Právní úprava dovolené zakotvuje právo na dovolenou jako právo na pracovní volno se současným poskytováním náhrady mzdy nebo platu.
Zákoník práce (dále jen „ZP“) rozlišoval tři druhy dovolené, a to:
- dovolenou za kalendářní rok nebo její poměrnou část, dále
- dovolenou za odpracované dny a
- dodatkovou dovolenou.
S účinností od 1. 1. 2021 tomu tak již není, protože nadále už nedochází k rozlišování dovolené za odpracované dny. Poslední novela zákoníku práce mimo jiné zapříčinila také opuštění dosavadního principu vyjadřování dovolené ve dnech, když usiluje o přesnější vyjádření dovolené v hodinách.
Druhy dovolené, které je zaměstnavatel povinen zaměstnanci poskytnout, můžeme tedy nově dělit na dovolenou obecnou, tj. dovolenou za kalendářní rok nebo její poměrnou část, a dovolenou dodatkovou (poskytovanou za výkon práce v obtížných pracovních podmínkách).
Každý druh dovolené má stanoveny odlišné podmínky, jejichž splněním právo na konkrétní druh dovolené vznikne. Právní úprava čerpání dovolené je však s některými odlišnostmi pro všechny druhy dovolené stejná a je upravena v § 217 a násl. ZP.
Povinnost zaměstnavatele určit dovolenou
Vzniklé právo na dovolenou se realizuje jejím čerpáním. Povinnost určit nástup na dovolenou mápodle § 217 odst. 1 výhradně zaměstnavatel. Zaměstnavatel je tedy odpovědný za to, že dovolená v rozsahu, na který zaměstnanci vznikne právo, bude za podmínek stanovených v zákoníku práce (§ 217 a § 218 ZP) také čerpána.
Jestliže zaměstnavatel tuto povinnost nesplní, vystavuje se možnosti uložení pokuty (až do výše 200.000 Kč) za spáchání přestupku na úseku zákona o inspekci práce. Pokud tedy není dovolená, na niž vznikne za kalendářní rok právo, určena k čerpání ani do konce následujícího kalendářního roku, právo na ni sice nezaniká, ale zaměstnavatel v každém případě poruší zákonnou povinnost ve smyslu § 217 odst. 1 ZP (tj. povinnost určit nástup na dovolenou).
O porušení povinnosti zaměstnavatele by se nejednalo pouze v případě, že by zaměstnavatel prokázal (vůči inspektorátu práce), že dovolenou nemohl určit pro překážky v práci na straně zaměstnance, na jejichž dobu nelze čerpání dovolené nařídit (dle § 217 odst. 4 ZP), nebo (nově) na základě písemné žádosti zaměstnance s přihlédnutím k jeho oprávněným zájmům (dle § 218 odst. 2 ZP).
Zaměstnanec (na rozdíl od zaměstnavatele) povinnost určit si čerpání dovolené nemá (jistou výjimku tvoří právo, nikoli však povinnost, zaměstnance určit si čerpání dovolené ve smyslu § 218 odst. 4 ZP, není-li čerpání dovolené určeno nejpozději do 30. 6. následujícího kalendářního roku – viz dále).
Přenést povinnost určit nástup na dovolenou (dle § 217 odst. 1 ZP) na zaměstnance nelze, a to ani například rozhodnutím zaměstnavatele nebo úpravou ve vnitřním předpisu. I když zaměstnavatel umožní čerpání dovolené po dohodě se zaměstnancem, neznamená to, že povinnost určit čerpání dovolené přechází na zaměstnance, a pokud je zaměstnanec nečinný a o dovolenou nepožádá, nezbavuje to povinnosti zaměstnavatele dovolenou určovat.
Určení čerpání dovolené je rozhodnutí, kterým zaměstnavatel konkrétnímu zaměstnanci stanoví, že dovolenou čerpá v určitém termínu. Dle § 217 odst. 1 ZP je zaměstnavatel povinen určenou dobu čerpání dovolené zaměstnanci písemně oznámit alespoň 14 dnů předem, pokud se nedohodne se zaměstnancem na kratší době.
Určení dovolené je právním jednáním, které vyžaduje písemnou formu. Bude-li tedy čerpání dovolené určeno jinou než písemnou formou, jedná se o právní jednání neplatné. Jestliže tedy zaměstnanec ústní pokyn k čerpání dovolené nedodrží a dovolenou čerpat nebude, neporušuje tím povinnosti, které pro něj vyplývají z pracovního poměru.
V praxi lze vysledovat patrně tři přístupy k čerpání dovolené, když se v zásadě jedná o určení dovolené dle:
- rozhodnutí zaměstnavatele,
- plánu dovolených vytvořeného se souhlasem odborové organizace nebo rady zaměstnanců,
- individuální žádosti zaměstnance.
Zaměstnanec musí ve všech případech určení dovolené vždy vyčkat rozhodnutí zaměstnavatele, kterým mu dovolenou určí. Jestliže zaměstnanec sám rozhodne o tom, že dovolenou čerpá, a bez schválení zaměstnavatele práci nekoná, jedná se o porušení povinností, které mu vyplývají ze sjednaného pracovního poměru.
Je vhodné také zdůraznit, že iniciativa na straně zaměstnance (individuální žádost zaměstnance o dovolenou) je pouhou žádostí, o níž rozhoduje zaměstnavatel s přihlédnutím k provozním důvodům na straně jedné a zároveň k osobním důvodům zaměstnance na straně druhé. Vždy se však jedná o určení dovolené zaměstnavatelem a její poskytnutí závisí zcela na zaměstnavateli.
Nutno také zmínit, že poskytuje-li se zaměstnanci dovolená v několika částech, musí alespoň jedna část činit nejméně dva týdny vcelku, pokud se zaměstnanec se zaměstnavatelem nedohodne na jiné délce čerpání dovolené.
Pro samotné čerpání dovolené je rozhodný okamžik jejího určení zaměstnavatelem, nikoliv vyplnění žádosti zaměstnance o její poskytnutí, ani naplánování dovolené v plánu dovolených. I v případě, kdy je již dovolená zaměstnavatelem určena, může zaměstnavatel při existenci provozních důvodů zaměstnanci dovolenou neposkytnout, případně zaměstnance z dovolené odvolat. Jedná se o projev organizační podřízenosti zaměstnance a o možnost zaměstnavatele zajistit nezbytný provoz prostřednictvím práce zaměstnance.
V případě odvolání z dovolené nebo změny termínu čerpání dovolené již zaměstnavatelem určené však zaměstnanci vzniká právo na náhradu nákladů, které mu vznikly bez jeho zavinění z důvodu změny čerpání dovolené nebo odvolání z dovolené. Tyto náklady je zaměstnanec povinen zaměstnavateli doložit (např. storno zájezdu). Zaměstnanec je pak v tomto směru povinen poskytnout součinnostnejen v předložení potřebných dokladů, ale i v minimalizaci vzniklých nákladů, např. realizací storna zájezdu.
Zaměstnavatel může zaměstnanci také určit dovolenou, i když zaměstnanec ještě nesplnil podmínky pro její poskytnutí; to však platí za předpokladu, že je možné předpokládat, že tyto podmínky splní do konce kalendářního roku, nebo do skončení pracovní poměru, pokud se jedná o dobu kratší.
Příkladmo lze říci, že zaměstnavatel může poskytnout zaměstnanci již v počátku kalendářního roku dovolenou většího rozsahu, pokud lze s ohledem na dobu trvání pracovního poměru, pracovní úvazek, resp. absenci překážek v práci, předpokládat, že zaměstnanec podmínky vzniku práva na dovolenou v tomto rozsahu v daném kalendářním roce splní.
Na tomto místě je vhodné ještě zdůraznit, že zaměstnavatel je povinen určit zaměstnanci čerpání dovolené v kalendářním roce, za nějž náleží, a je také na jeho rozhodnutí, kdy bude určitý zaměstnanec dovolenou čerpat. Platí přitom, že by se mělo jednat o dobu, kdy zaměstnanci nebrání objektivní skutečnosti v jejím využití.
Smyslem poskytování dovolené je její adekvátní vyčerpání a není tak možné zaměstnanci určit dovolenou na dobu, kdy zaměstnanec musí realizovat jiné činnosti, nebo mu zdravotní stav neumožňuje dovolenou čerpat; zákoník práce pak úplným (taxativním) výčtem vymezuje, že se se jedná o vojenské cvičení, službu v operačním nasazení, pracovní neschopnost, mateřskou a rodičovskou dovolenou.
Povinnost určit čerpání dovolené v daném kalendářním roce
Čerpání dovolené je zaměstnavatel povinen zaměstnanci určit tak, aby celou dovolenou vyčerpal v kalendářním roce, ve kterému mu právo na dovolenou vzniklo, ledaže v tom zaměstnavateli brání překážky v práci na straně zaměstnance nebo naléhavé provozní důvody.
Poslední novelizace zákoníku práce (s účinností od 1. 1. 2021) tento výčet ještě rozšířila, když nyní připouští, aby na základě písemné žádosti zaměstnance, s přihlédnutím k jeho oprávněným zájmům, bylo možné část dovolené převést do následujícího kalendářního roku (pouze u dovolené jdoucí nad rámec 4 týdnů dovolené, u pedagogických a akademických pracovníků nad 6 týdnů, které byly poskytnuty v příslušném kalendářním roce).
I navzdory výše uvedeným výjimkám je však smyslem této právní úpravy pravidlo, aby mohl zaměstnanec celou dovolenou vyčerpat, a to v kalendářním roce, za který dovolená přísluší. Dovolenou zaměstnanci určuje zaměstnavatel zejména proto, aby měl možnost vybrat také vhodnou dobu jejího čerpání.
Ustanovení § 218 odst. 1 ZP výslovně zaměstnavateli ukládá povinnost určit celou dovolenou, na kterou zaměstnanci v daném kalendářním roce vzniklo právo bez omezení. Je proto na zaměstnavateli, aby zajistil splnění uložené povinnosti postupem dle § 217 odst. 1 ZP a sestavil pro každý kalendářní rok rozvrh čerpání dovolené tak, aby dovolená v celém rozsahu, na kterou vzniká zaměstnanci právo v tomto kalendářním roce, mohla být v tomto roce také zaměstnanci čerpána.
I když dovolená nevyčerpaná v kalendářním roce, v němž právo na dovolenou vzniklo, nezaniká a přechází do následujícího kalendářního roku, má se jednat o výjimku (pro překážky na straně zaměstnance nebo naléhavé provozní důvody, příp. žádost zaměstnance s přihlédnutím k jeho oprávněným zájmům) a nikoli o pravidlo. Není tedy možné zákonem upravené převedení dovolené do následujícího kalendářního roku vnímat jako určitou možnost určovat zaměstnancům dovolenou v průběhu dvou let.
Pokud dojde k přechodu dovolené do následujícího kalendářního roku (za výše uvedených podmínek), je zaměstnavatel povinen určit nevyčerpanou dovolenou, k níž právo vzniklo v předchozím kalendářním roce, nejpozději tak, aby skončila do konce tohoto následujícího kalendářního roku. K tomuto přechodu dovolené dochází přímo ze zákona a zaměstnavatel má povinnost po celý další kalendářní rok čerpání dovolené z předchozího roku určit.
Ve své podstatě je obecně přijímán závěr o tom, že aniž by to musel zaměstnavatel výslovně vyjádřit, vždy se čerpá nejprve „stará“ dovolená z předchozího kalendářního roku, a teprve po jejím vyčerpání se čerpá dovolená z běžného kalendářního roku.
Jistou výjimkou z určení čerpání dovolené zaměstnavatelem je také, kromě již zmíněného ustanovení § 218 odst. 4 ZP, situace, kdy zaměstnankyni skončí mateřská dovolená. V tento okamžik může zaměstnankyně požádat o čerpání dovolené bezprostředně po skončení mateřské dovolené (obdobně zaměstnanec po skončení rodičovské dovolené po dobu, po níž je žena oprávněna čerpat mateřskou dovolenou – zpravidla 22 či 31 týdnů po narození dítěte) a zaměstnavatel je povinen její žádosti vyhovět. Zaměstnankyně by měla přitom sdělit, v jakém rozsahu hodlá dovolenou čerpat.
V tomto směru je třeba podotknout, že zaměstnankyně má právo na poskytnutí dovolené v takovém rozsahu, ve kterém jí na ni vzniklo právo ke dni skončení její mateřské dovolené. Poskytnutí dovolené ve větším rozsahu závisí na uvážení zaměstnavatele.
Nemůže-li být dovolená vyčerpána ani do konce následujícího kalendářního roku proto, že byl zaměstnanec uznán dočasně práce neschopným nebo z důvodu čerpání mateřské anebo rodičovské dovolené, je zaměstnavatel povinen určit dobu čerpání této dovolené po skončení těchto překážek v práci.
Určení čerpání dovolené zaměstnancem po 30. 6. následujícího kalendářního roku
Jak bylo již naznačeno výše, zaměstnanec má podle § 218 odst. 4 ZP právo, neurčí-li čerpání dovolené zaměstnavatel ani do 30. 6. následujícího kalendářního roku, určit si čerpání dovolené sám. Jde však o právo zaměstnance, nikoli o jeho povinnost.
Zda zaměstnanec svého oprávnění využije, záleží pouze na jeho rozhodnutí. Oprávnění zaměstnance určit si dovolenou sám a za stanovených podmínek však zaměstnavatele jeho povinnosti (určit nástup dovolené) nezbavuje.
Jestliže tedy zaměstnavatel neurčí čerpání dovolené, která přešla do následujícího kalendářního roku, nejpozději do 30. 6. (následujícího kalendářního roku), má právo určit čerpání dovolené rovněž zaměstnanec.
Čerpání dovolené je zaměstnanec povinen písemně oznámit zaměstnavateli alespoň 14 dní předem, pokud se nedohodne se zaměstnavatelem na jiné době oznámení. Zde je třeba však upozornit, že pokud zaměstnanec písemnou formu určení čerpání dovolené nedodrží, dovolená určena není a jeho nepřítomnost v práci z tohoto důvodu lze posoudit jako neomluvenou.
Jsou-li písemná forma oznámení o čerpání dovolené a lhůta dodrženy, čerpá zaměstnanec dovolenou v jím určeném termínu. Zaměstnavatel by měl proto své povinnosti určovat čerpání dovolené věnovat náležitou pozornost, protože splní-li zaměstnanec veškeré shora uvedené podmínky, může čerpat dovolenou bez ohledu na to, zda se tento termín dovolené zaměstnavateli hodí či nikoli.
Na druhou stranu je třeba také připomenout, že pro splnění povinnosti zaměstnavatele (určit dovolenou) postačí, aby o čerpání dovolené do 30. 6. rozhodl. Jinými slovy, dovolená nemusí být do tohoto data vyčerpána, ale jen určena k čerpání kdykoli do konce následujícího kalendářního roku. Pokud takové rozhodnutí zaměstnavatel tedy učiní, zaměstnanec právo určit si čerpání dovolené sám nemá.