V praxi se může celkem lehce stát, že zaměstnanec z různých důvodů přečerpá svoji dovolenou. Jak se s touto situací vypořádat a jak ji řešit v mzdové agendě, vám poradíme v následujícím článku.
Zaměstnanci přísluší za dobu čerpání dovolené náhrada mzdy nebo platu, případně ojediněle odměny (u dohody o pracovní činnosti lze sjednat dovolenou, u dohody o provedení práce je to zákoníkem práce zakázáno) ve výši průměrného výdělku. Náhrada mzdy se poskytuje v délce čerpání dovolené, na základě níž došlo k nepřítomnosti ve vypsaných směnách. Pokud by zaměstnavatel uplatnil tzv. pružnou pracovní dobu, poskytoval by náhradu mzdy v rámci tzv. pevně vypsaných směn.
V praxi se ale může vcelku lehce stát, že zaměstnanec z různých důvodů přečerpá dovolenou a zaměstnavatel si pak klade otázku, jak se má s tímto problémem vlastně vyrovnat. Cílem tohoto článku je popsat situace spojené s přečerpáním dovolené ze všech úhlů pohledu.
Vrácení náhrady mzdy nebo platu při přečerpání dovolené
Pokud dojde k přečerpání dovolené (lidově „k přeplatku dovolené“), je zaměstnanec povinen vrátit zaměstnavateli náhradu mzdy nebo platu či výjimečně odměny, jež mu byla vyplacena za dobu čerpání dovolené v konečném důsledku neoprávněně, a to proto, že mu na ni nakonec nárok nevznikl, případně nárok na dovolenou ztratil kvůli krácení z důvodu neomluvené absence.
Dojde-li tedy k přečerpání dovolené, je zaměstnanec, jak bylo uvedeno výše, povinen dle zákoníku práce (konkrétně pak § 222) zaměstnavateli vrátit náhradu za počet hodin takové přečerpané dovolené. Co to ale přesně znamená?
Případy přečerpání dovolené
V praxi a rovněž dle zákoníku práce mohou nastat jen dva způsoby, jak k přečerpání dovolené může dojít:
1. Právo na dovolenou zaměstnanci „ve finále“ nevzniklo
K první situaci dojde tehdy, kdy zaměstnanci ve finále nárok na určitý počet hodin dovolené, kterou si vyčerpal, vůbec nevznikne. To vychází z následujícího „paradoxu“. Na jedné straně dle zákoníku práce je zaměstnavatel povinen rozvrhnout zaměstnancům dovolenou tak, aby nárok na dovolenou, který jim vznikl za daný kalendářní rok, respektive jeho poměrnou část, zaměstnanci i v tomto roce vyčerpalia na straně druhé je přesný finální nárok na dovolenou u každého zaměstnance znám až de facto poslední den v roce, případně v den konce pracovního poměru. To jde proti sobě, nemyslíte?
Výrazné je to o to více ve stávající úpravě dovolené, která platí od 1. 1. 2021, kdy je nárok na dovolenou vázán na „odpracované doby“ (myšleno doby výkonu práce pohledem nároku na dovolenou) celých týdenních fondů pracovní doby a díky tomu je nárok na dovolenou přírůstkový od začátku roku až do jeho samotného konce.
Jde tedy zejména o to, že zaměstnavatel vychází v průběhu roku z tzv. optimistického pohledu na nárok na dovolenou a například na začátku roku předpokládá, že zaměstnanec odpracuje vše, co má v harmonogramu vypsaných směn do konce roku před sebou a dovolenou umožní čerpat v širším rozsahu, než v daném okamžiku zaměstnanci skutečně náleží. To je samozřejmě běžná praxe a jinak by to ani realizovat nešlo.
2. Zaměstnanci nárok na dovolenou sice nejprve vznikl, ale v důsledku následného krácení dovolené z důvodu neomluvené absence o nějakou (nebo všechnu) přišel
K druhé situaci dochází tehdy, kdy zaměstnanci sice nárok na dovolenou vznikl a on si ji také reálně vyčerpal, ale ve finále kvůli krácení dovolené (jiný způsob nepřichází v úvahu) nárok na tuto dovolenou ztratil.
Nově je totiž od 1. 1. 2021 možné krátit zaměstnanci dovolenou pouze a jen za neomluveně zameškanou směnu, dílčí části zameškaných směn lze pro tento účel sčítat. Poznamenejme pro úplnost, že krácení dovolené z důvodu neomluvené absence je právo zaměstnavatele, nikoli jeho povinnost. Pochopitelně musí zaměstnavatel postupovat nediskriminačně vůči všem zaměstnancům. Pro absolutní úplnost dodejme také to, že za neomluvenou absenci lze krátit jak dovolenou řádnou, tak dovolenou dodatkovou.
Právo zaměstnavatele na vrácení náhrady mzdy, platu či odměny za přečerpanou dovolenou
Pokud dojde k přečerpání dovolené, je vhodné, aby se zaměstnavatel se zaměstnancem dohodli na konkrétním způsobu, jakým mu bude vyplacená náhrada mzdy nebo platu či výjimečně odměny za přečerpanou dovolenou zaměstnancem vrácena. Zaměstnavatel může se zaměstnancem uzavřít například dohodu o srážkách ze mzdy, což je ale v podstatě krajně nevhodné (neřešitelné) v situaci, kdy u dotyčného existují dříve doručené jiné typicky exekuční pohledávky, protože pak by se zaměstnavatel finančních prostředků nedočkal asi nikdy.
Proto je lépe využít aparátu srážek ze mzdy tzv. bez souhlasu zaměstnance (§ 147 odst. 1 písm. e) zákoníku práce), kam přeplatky na dovolených patří, a srazit zaměstnanci odpovídající prostředky ze mzdy, platu či odměny, detailněji viz níže v další kapitole popisující praktická řešení.
I toto řešení má však svá velká ale. Mnohdy se s ním potkáme zejména v situacích, kdy už vlastně není z čeho srazit, protože zaměstnanec již skončil, anebo má neomluvené absence a konec jeho pracovního poměru je na dohled. Potom už zaměstnavateli skutečně nezbývá nic jiného, než vymáhat dané prostředky soudní cestou.
Výše uvedené potíže mohou u zaměstnavatele nastat samozřejmě také v souvislosti s dlouhodobě trvajícími překážkami v práci, za něž zaměstnanec nedostává žádné nebo jen nízké náhrady, a díky tomu nedosáhne takových příjmů, z nichž by bylo možné částku přeplatku na dovolené srazit. V praxi se tak nejčastěji potkáme s čerpáním rodičovské dovolené, dlouhodobým neplaceným volnem, případně dočasnými pracovními neschopnostmi, které běží v režimu dávek nemocenského pojistného.
Občas se na svých školeních potkávám s dotazem, zda nelze výše uvedenou situaci, kdy zaměstnanec nadále pracuje u zaměstnavatele i v dalším roce, stran přeplatku na dovolené vyřešit „zápočtem“ oproti nové dovolené v následujícím roce.
To je ale jednoznačně vyloučeno, zaměstnavatel nemůže postupovat tak, že by místo vrácení náhrady mzdy nebo platu za přečerpanou dovolenou zaměstnanci ponížil jeho nárok na dovolenou za nadcházející kalendářní rok. Ono by to vlastně znamenalo, že by zaměstnanec v takovém případě vkročil do nového roku se „záporným“ nárokem na dovolenou. Když si navíc uvědomíme, že s dovolenou je vždy nakládáno z hlediska nároku jen v „mantinelech“ konkrétního kalendářního roku, je nad slunce jasné, že výše uvedené úvahy jsou liché a není možné je v praxi jakkoli uplatnit.
Jak posoudit dobu čerpání dovolené v situaci přečerpané dovolené?
Je otázkou, jak vlastně zpětně posoudit dobu nepřítomnosti zaměstnance v práci z důvodu čerpání dovolené, na kterou mu ve finále právo nakonec nevzniklo, nebo jej případně ztratil díky neomluveným absencím.
Z mého pohledu je třeba na prvním místě konstatovat, že již sama skutečnost, že čerpání dovolené je posuzováno jako výkon práce pohledem dovolené, vzbuzuje na některých tvářích úsměv. Ad absurdum z toho plyne, že čím více si zaměstnanec čerpá dovolenou, tím větší nárok na dovolenou má. Tomu se v programátorské branži říká „zacyklení“. V situacích čerpání dovolené mezi mateřskou a rodičovskou dovolenou to způsobuje nemalé komplikace v pochopení této problematiky ze strany mzdových účetních.
Z výše uvedených důvodů je dle mého názoru zcela mimo realitu uznat u zaměstnance dobu čerpané dovolené (de facto sloužící pro nárok na sebe sama) v situaci, kdy již víme, že mu tato dovolená zpětně nenáleží, jako výkon práce pohledem dovolené. Podle mého názoru je tato dříve čerpaná dovolená, na kterou nárok nakonec nevznikl, zpětně posouzena jako „neplacené volno“. Tento názor opírám navíc o nyní již nepoužívanou praxi kdysi zažitou v případě kontroly na minimální vyměřovací základ ve zdravotním pojištění, kdy se tehdy k dobám přečerpané dovolené přistupovalo naprosto identicky, tedy jako k neplacenému volnu.
Jaký průměrný výdělek použít pro vrácení náhrady za přeplatek na dovolené?
Tento postup žádné konkrétní ustanovení taxativně neobsahuje. Z logiky věci ale plyne, že vratka dovolené by měla jít „odzadu“ postupně po jednotlivých hodinách čerpané dovolené, které dotyčnému nenáležely. A aby to bylo 100%, tak by bylo třeba zjistit, kde (ve kterých kvartálech) byly hodiny dovolené, které nenáležely, proplaceny náhradou, a tedy jakým konkrétním průměrem se to dělo. A tento průměr by pak byl použit pro výpočet vratky dovolené.
Řešení přeplatku z titulu přečerpané dovolené prakticky
Pokud zaměstnanec vyčerpal více dovolené, než činil jeho zákonný nárok, ať již z důvodu dlouhodobé nepřítomnosti, nebo kvůli předčasnému skončení zaměstnání v průběhu kalendářního roku, je zaměstnavatel oprávněn v souladu s § 147 odst. 1 písm. e) zákoníku práce provést srážku z titulu přečerpané dovolené bez souhlasu zaměstnance.
Stejnou povinnost má zaměstnavatel i po ukončení každého kalendářního roku, kdy musí zjišťovat zůstatky nevyčerpané dovolené z předchozího kalendářního roku a převádět je do roku následujícího. Někdy také zjistí, že nárok na dovolenou musí být krácen z důvodu neomluvené absence. I v těchto případech provádí srážku bez souhlasu zaměstnance.
Velmi důležité je upozornit na pořadí takové srážky. Všechny srážky uvedené v § 147 odst. 1 písm. c) až e) získávají pořadí okamžikem, kdy je plátce oprávněn srážku provést. To však znamená, že má-li zaměstnanec mzdu zatíženou jinými srážkami s dřívějším pořadím, není možné takovou srážku fakticky provést a zaměstnavatel se musí se zaměstnancem dohodnout jinak. Například tak, že pohledávku uhradí zaměstnanec v hotovosti do pokladny, nebo že uhradí částku převodem ze svého účtu ve prospěch účtu zaměstnavatele.
Další možností je uzavření dohody o srážce ze mzdy, kde daná srážka získá samozřejmě pořadí dnem, kdy je tato dohoda uzavřena (akceptována oběma stranami). Tento způsob je rozumný, ale na místě jen v případě, kdy nemá zaměstnanec srážky s dřívějším pořadím, které by jinak danou srážku posouvaly donekonečna.
V rámci dalšího vysvětlení předpokládejme, že zaměstnanec naštěstí nemá mzdu zatíženou žádnou jinou pohledávkou a zaměstnavatel je oprávněn přeplatek na dovolené provést bez souhlasu zaměstnance.
Je nezbytné si uvědomit, že i při provádění srážek bez souhlasu je nutné postupovat v souladu s postupem stanoveným občanským soudním řádem (dále jen „OSŘ“). Ve větším rozsahu, než stanoví OSŘ, není nikdy možné žádné srážky ze mzdy provést. Tím je pochopitelně myšleno, že musíme uplatnit u zaměstnance nezabavitelné částky u dotyčného a případně jím uplatňovaných vyživovaných osob při odbavení srážky. Dále pak vycházíme z principu dělení na třetiny zbytku čisté mzdy, případně z částky zabavitelné bez omezení, která může vzniknout.
Srážky týkající se přeplatku na dovolené se posuzují jako nepřednostní pohledávky.
Problém u přeplatku na dovolené, oproti jiným srážkám, spočívá zejména v tom směru, že náhrada mzdy za dovolenou byla provedena v hrubém (náhrady mzdy byly přeci zatíženy odvodem pojistného i daní). Ale pozor, srážky ze mzdy se podle OSŘ mají provádět výhradně z čisté mzdy. Jak se tedy s touto situací vyrovnat?
Protože z přeplatku dovolené (náhrada mzdy za dovolenou) bylo odvedeno pojistné a daň, je nutné zaměstnanci při provádění srážky z čisté mzdy vrátit pojistné a daň. Současně je nutné vrátit pojistné i zaměstnavateli.
S ohledem na výše uvedenou skutečnost je tedy nezbytné provést srážku v hrubém, čímž dojde ke snížení zdanitelného příjmu, a tím dojde k vyrovnání daně, stejně jako dojde ke snížení vyměřovacího základu pro odvod pojistného na zdravotní pojištění a sociální zabezpečení, a vyrovná se tím pojistné vůči zaměstnanci i zaměstnavateli. Věřím, že všechny softwary na zpracování mzdové agendy tuto možnost nabízejí, protože se jedná o jediný možný a rozumný způsob řešení.
Při výše popsaném postupu, jak již bylo naznačeno, je nutné respektovat skutečnost, že zaměstnanci musí být zachována nezabavitelná částka, druhá a třetí třetina (druhá třetina proto, že jsme si uvedli, že se jedná o nepřednostní pohledávku). Pokud se zaměstnavatel se zaměstnancem dohodnou na nižších splátkách, než stanoví OSŘ, bude se postupovat podle takové dohody.
V případě již probíhajících exekučních srážek, kdy je zaměstnanci zabaveno vše v souladu s OSŘ, nelze srážku na základě uzavřené dohody začít srážet vůbec, i kdyby s tím zaměstnanec souhlasil. Taková srážka na základě dohody pak zůstává v pořadí a vyčká do doby, kdy budou předchozí exekuční srážky či jiné srážky s dřívějším pořadím uhrazeny. Někdy se jí tedy ani nemusíme dočkat. Po úhradě všech předchozích srážek se zbytek čisté mzdy uvolní, a bude tak konečně možné přistoupit k provedení srážky na základě dohody, která čekala v pořadí.
Příklad: Přečerpaná dovolená a srážka ze mzdy
Zaměstnanec má v roce 2023 hrubou mzdu 50 000 Kč, učinil prohlášení poplatníka k dani, je ženatý a má jedno vlastní dítě, na které, ať se nám to nekomplikuje, neuplatňuje daňové zvýhodnění a ani na toto dítě není povinen zasílat výživné. Ke konci roku zaměstnavatel zjistí, že na dovolenou, kterou si dříve zaměstnanec vyčerpal, mu nakonec vůbec nárok nevznikl, a je tedy nutné v prosinci 2023 vyřešit přeplatek na dovolené, který činí dejme tomu 10 000 Kč.
Zaměstnanec nemá žádné exekuční srážky ani jiné srážky na základě dohody s dřívějším pořadím. Zaměstnavatel tedy přistoupí k provádění srážky bez souhlasu zaměstnance, a to snížením zdanitelného příjmu a jinými slovy provede srážku tak, jak bylo uvedeno výše – z hrubé mzdy.
Nyní je však zapotřebí si uvědomit, že je nutné zkalkulovat, jaký zbytek čisté mzdy pro účely nepřednostní pohledávky pohledem OSŘ by byl k dispozici. Důvod je jednoduchý – není možné provádět srážky nad rámec OSŘ.
| Zdanitelný příjem: 60 000 Kč |
| Daňový základ zaokrouhlený: 60 000 Kč |
| Zálohová daň před uplatněním slev na dani: 60 000 × 15 % = 9 000 Kč |
| Základní sleva: 2 570 Kč |
| Záloha daně po slevě na dani: 6 430 Kč |
| Zdravotní pojistné za zaměstnance: 2 700 Kč |
| Sociální pojistné za zaměstnance: 3 900 Kč |
| Čistá mzda: 60 000 − 6 430 − 2 700 − 3 900 = 46 970 Kč |
| Nezabavitelná částka (na povinného + dvě vyživované osoby – dítě a manželka): 13 638 + (2 × 3 409,5) = 20 457 Kč |
| Čistá mzda snížená o nezabavitelnou částku: 26 513 Kč, pro dělitelnost třemi snížíme částku o 2 Kč (2 Kč zůstávají povinnému) |
| Výše třetin: 8 837 Kč |
| Částka, nad kterou se sráží tzv. bez omezení (30 686), nebyla dosažena. |
| Částka zabavitelná bez omezení tedy neexistuje. |
| Pro nepřednostní pohledávku je možné použít částku až do výše = 8 837 Kč |
| Čistá mzda po provedené nepřednostní srážce v přípustné výši dle OSŘ by tak byla: 46 970 − 8 837 + 2 = 38 135 Kč |
Řešení přeplatku z titulu přečerpané dovolené v hrubém:
| Zdanitelný příjem: (60 000 − 10 000) = 50 000 Kč |
| Daňový základ zaokrouhlený: 50 000 Kč |
| Zálohová daň před uplatněním slev na dani: 50 000 × 15 % = 7 500 Kč |
| Základní sleva: 2 570 Kč |
| Záloha daně po slevě na dani: 4 930 Kč |
| Zdravotní pojistné za zaměstnance: 2 250 Kč |
| Sociální pojistné za zaměstnance: 3 250 Kč |
| Čistá mzda: 50 000 − 4 930 − 2 250 − 3 250 = 39 570 Kč |
Pokud tedy bude provedena srážka v hrubém ve výši 10 000 Kč, jak je znázorněno výše (hrubá mzda se sníží na 50 000 Kč), nedojde v tomto případě k porušení postupu stanoveného občanským soudním řádem. Zaměstnanci bude totiž při hrubé mzdě 60 000 Kč vyplaceno v čistém 39 570 Kč, což je více, než stanoví OSŘ (viz první část řešeného příkladu). Dle OSŘ je totiž, jak jsme si ukázali, možné srazit nejvýše takovou částku, aby bylo zaměstnanci v čistém vyplaceno nejméně 38 135 Kč, a to jak vidno bylo dodrženo.
Nyní zmodifikujme zadání příkladu na to, že přeplatek na dovolené nebude 10 000 Kč, ale 20 000 Kč.
Oprava přeplatku z titulu přečerpané dovolené v hrubém:
| Zdanitelný příjem: (60 000 − 20 000) = 40 000 Kč |
| Daňový základ zaokrouhlený: 40 000 Kč |
| Zálohová daň před uplatněním slev na dani: 40 000 × 15 % = 6 000 Kč |
| Základní sleva: 2 570 Kč |
| Záloha daně po slevě na dani: 3 430 Kč |
| Zdravotní pojistné za zaměstnance: 1 800 Kč |
| Sociální pojistné za zaměstnance: 2 600 Kč |
| Čistá mzda: 40 000 − 3 430 − 1 800 − 2 600 = 32 170 Kč |
Pokud by byla provedena srážka v hrubém ve výši 20 000 Kč, tak jak je výše znázorněno (hrubá mzda se sníží na 40 000 Kč), dojde k porušení postupu stanoveného občanským soudním řádem, neboť zaměstnanci by bylo při hrubé mzdě 40 000 Kč vyplaceno v čistém příjmu jen 32 170 Kč, což je méně, než stanoví OSŘ.
Dle OSŘ je možné srazit nejvýše takovou částku, aby bylo zaměstnanci v čistém vyplaceno38 135 Kč. Tuto částku tedy zaměstnanci vyplatíme a pohledávku ve výši zbytku, tj. 5 965 Kč(38 135 − 32 170), převedeme do dalšího měsíce a budeme ji odbavovat později.
Zdroj: https://portal.pohoda.cz/dane-ucetnictvi-mzdy/mzdy-a-prace/precerpana-dovolena-a-jeji-reseni-v-mzdove-agende/?utm_source=StwMailing&utm_medium=email&utm_content=20230426&utm_campaign=portal